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Privacy Policy

Last updated: 2026-09-09  ·  Applies to: smilepro.app

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Política de Privacidad

Última actualización: 2026-09-09  ·  Aplica a: smilepro.app

Your privacy and your patients' privacy matter deeply to us. Patient photos processed through SmilePro are never used to train, fine-tune, or improve any AI model—by us or by any third-party provider we work with.

1. Who We Are

SmilePro ("we", "us", "our") is a dental visualization and patient communication software operated by Global Technology. It helps licensed dental professionals generate AI-powered smile previews and optional presentation materials they configure themselves. Our service is available at smilepro.app.

SmilePro does not provide medical or dental diagnosis, treatment recommendations, or clinical decision-making. For privacy and product inquiries, contact [email protected]. See also About, Contact, and the Medical Disclaimer.

2. Information We Collect

Account Information

  • Name, email address, and password (hashed and never stored in plain text)
  • Clinic or practice name
  • Profile preferences and language settings

Patient Photo Data

  • Frontal photos of patients uploaded by authorized dental professionals for smile visualization
  • Photos are transmitted over encrypted connections (TLS 1.2+)
  • Uploaded patient photos are processed temporarily to generate the requested visualization. If the dental professional chooses to save a case, the resulting case and associated images may be stored securely in the customer’s account until deleted by the customer or their organization
  • Photos are never shared, sold, or used to train AI models

Usage & Technical Data

  • IP address, browser type, and device information
  • Pages visited, features used, and time spent on the platform
  • Error logs to diagnose and fix issues

Payment Data

  • Payment transactions are processed by Polar. We do not store credit card numbers or full payment details on our servers.
  • We retain transaction IDs and purchase history for billing and legal compliance.

3. AI Processing & Patient Photos

This is our core commitment: Patient images uploaded to SmilePro are processed solely to generate the requested smile visualization. They are not stored beyond the session unless you explicitly save a case, and they are never used to train, improve, or fine-tune any AI system—including the AI models we license from third-party providers. Our contracts with AI providers explicitly prohibit use of customer data for model training.

Specifically:

  • Photos are transmitted to our AI processing pipeline over encrypted channels.
  • The AI provider receives only the image data necessary to generate the visualization.
  • Results are returned to you. Providers process images only as needed to complete the request.
  • If you save a case, the resulting case and associated images are stored in your account and are accessible only to authorized users of your clinic.

4. AI Processing Providers

SmilePro uses third-party AI infrastructure providers solely to process images submitted by authorized dental professionals. These providers process images only as necessary to provide the requested visualization and are contractually prohibited from using customer data to train their AI models.

The providers we currently use for image generation are:

  • fal.ai — image-generation infrastructure
  • Replicate — image-generation infrastructure

We may change providers that offer equivalent processing under the same training-prohibition terms. We also use cloud infrastructure for encrypted storage and compute, Polar for payments, and an email provider for transactional mail.

5. How We Use Your Information

  • To provide the service – processing photos, generating smile visualizations, and creating presentation PDFs the professional configures.
  • To manage your account – authentication, billing, and support.
  • To improve SmilePro – we analyze aggregated, anonymized usage patterns (never patient photos) to improve the platform.
  • To communicate with you – product updates, billing receipts, and support responses.
  • Legal compliance – maintaining records required by applicable law.

6. Cookies & Tracking

We use cookies to:

  • Essential cookies – keep you logged in and remember your preferences (language, settings).
  • Analytics cookies – understand how users interact with SmilePro using anonymized, aggregated data. No patient data is included.

You can manage your cookie preferences at any time via the cookie banner or your browser settings. Disabling analytics cookies does not affect the core functionality of the platform.

7. Data Sharing & Third Parties

We do not sell your data. We share information only with the following categories of providers, and only as necessary to operate the service:

  • AI processing providers (see section 4) – under data processing terms that prohibit use of data for training.
  • Cloud infrastructure – encrypted storage and compute services.
  • Payment processor (Polar) – for secure transaction processing.
  • Email service provider – for transactional and support emails.

We may disclose information if required by law, court order, or to protect the rights and safety of our users.

8. Data Retention

  • Account data – retained while your account is active and for up to 90 days after deletion.
  • Uploaded photos that are not saved as a case – processed temporarily and deleted from our servers within 24 hours of the session.
  • Saved cases and associated images – retained until you delete them or close your account (or your organization deletes them).
  • Payment records – retained for 7 years for tax and legal compliance.

9. Data Security

  • All data is transmitted using TLS 1.2+ encryption.
  • Data at rest is encrypted using AES-256.
  • Access to production systems is restricted to authorized personnel only.
  • We perform regular security reviews and vulnerability assessments.

10. Your Rights (CCPA & US Privacy Laws)

If you are a California resident, you have rights under the California Consumer Privacy Act (CCPA):

  • Right to Know – request a copy of the personal information we hold about you.
  • Right to Delete – request deletion of your personal information.
  • Right to Opt-Out – we do not sell personal information, so there is nothing to opt out of.
  • Right to Non-Discrimination – exercising your rights will not affect your access to our service.

To exercise any of these rights, email us at [email protected]. We will respond within 45 days.

11. Children's Privacy

SmilePro is a professional tool for licensed dental practitioners and is not directed at individuals under 18. We do not knowingly collect personal information from minors. Customers must have a lawful basis before uploading any image of a minor.

12. Changes to This Policy

We may update this policy periodically. When we make material changes, we will notify you via email or a prominent notice on the platform at least 30 days before the change takes effect.

13. Contact

For any privacy-related questions, requests, or concerns:

Tu privacidad y la de tus pacientes son fundamentales para nosotros. Las fotos de pacientes procesadas a través de SmilePro nunca se utilizan para entrenar, ajustar ni mejorar ningún modelo de inteligencia artificial—ni por nosotros ni por ningún proveedor externo con el que trabajemos.

1. Quiénes Somos

SmilePro ("nosotros", "nuestro") es un software de visualización dental y comunicación con pacientes operado por Global Technology. Ayuda a profesionales odontológicos con licencia a generar vistas previas de sonrisa con IA y materiales de presentación opcionales que ellos mismos configuran. Nuestro servicio está disponible en smilepro.app.

SmilePro no proporciona diagnóstico médico ni odontológico, recomendaciones de tratamiento ni toma de decisiones clínicas. Para privacidad y producto: [email protected]. También: Nosotros, Contacto y el Aviso médico.

2. Información que Recopilamos

Información de Cuenta

  • Nombre, dirección de correo electrónico y contraseña (encriptada, nunca almacenada en texto plano)
  • Nombre de la clínica o consultorio
  • Preferencias de perfil y configuración de idioma

Fotos de Pacientes

  • Fotos frontales de pacientes subidas por profesionales odontológicos autorizados para la visualización de sonrisa
  • Las fotos se transmiten a través de conexiones cifradas (TLS 1.2+)
  • Las fotos subidas se procesan de forma temporal para generar la visualización solicitada. Si el profesional elige guardar un caso, el caso resultante y las imágenes asociadas pueden almacenarse de forma segura en la cuenta del cliente hasta que el cliente o su organización las eliminen
  • Las fotos nunca se comparten, venden ni utilizan para entrenar modelos de IA

Datos de Uso y Técnicos

  • Dirección IP, tipo de navegador e información del dispositivo
  • Páginas visitadas, funciones usadas y tiempo en la plataforma
  • Registros de errores para diagnosticar y resolver problemas

Datos de Pago

  • Las transacciones de pago son procesadas por Polar. No almacenamos números de tarjeta de crédito ni datos de pago completos en nuestros servidores.
  • Conservamos IDs de transacción e historial de compras para facturación y cumplimiento legal.

3. Procesamiento con IA y Fotos de Pacientes

Este es nuestro compromiso central: Las imágenes de pacientes subidas a SmilePro se procesan únicamente para generar la visualización de sonrisa solicitada. No se almacenan más allá de la sesión a menos que guardes explícitamente un caso, y nunca se utilizan para entrenar, mejorar ni ajustar ningún sistema de IA, incluidos los modelos que licenciamos de terceros. Nuestros contratos con proveedores de IA prohíben expresamente el uso de datos de clientes para entrenamiento de modelos.

En específico:

  • Las fotos se transmiten a nuestro pipeline de procesamiento de IA a través de canales cifrados.
  • El proveedor de IA recibe únicamente los datos de imagen necesarios para generar la visualización.
  • Los resultados se te devuelven. Los proveedores procesan las imágenes solo lo necesario para completar la solicitud.
  • Si guardas un caso, el caso y las imágenes asociadas se almacenan en tu cuenta y solo son accesibles por los usuarios autorizados de tu clínica.

4. Proveedores de procesamiento de IA

SmilePro usa proveedores de infraestructura de IA de terceros únicamente para procesar imágenes enviadas por profesionales odontológicos autorizados. Estos proveedores procesan las imágenes solo lo necesario para ofrecer la visualización solicitada y tienen prohibido por contrato usar datos de clientes para entrenar sus modelos.

Los proveedores que usamos actualmente para generación de imágenes son:

  • fal.ai — infraestructura de generación de imágenes
  • Replicate — infraestructura de generación de imágenes

Podemos cambiar de proveedores que ofrezcan un procesamiento equivalente bajo los mismos términos de prohibición de entrenamiento. También usamos infraestructura en la nube para almacenamiento y cómputo cifrados, Polar para pagos y un proveedor de correo para mensajes transaccionales.

5. Cómo Usamos tu Información

  • Para brindar el servicio – procesar fotos, generar visualizaciones de sonrisa y crear PDFs de presentación que configura el profesional.
  • Para administrar tu cuenta – autenticación, facturación y soporte.
  • Para mejorar SmilePro – analizamos patrones de uso agregados y anonimizados (nunca fotos de pacientes) para mejorar la plataforma.
  • Para comunicarnos contigo – actualizaciones del producto, recibos de facturación y respuestas de soporte.
  • Cumplimiento legal – mantener registros requeridos por la ley aplicable.

6. Cookies y Rastreo

Utilizamos cookies para:

  • Cookies esenciales – mantener tu sesión activa y recordar tus preferencias (idioma, configuración).
  • Cookies analíticas – entender cómo los usuarios interactúan con SmilePro usando datos agregados y anonimizados. No se incluyen datos de pacientes.

Puedes gestionar tus preferencias de cookies en cualquier momento a través del banner de cookies o la configuración de tu navegador. Deshabilitar las cookies analíticas no afecta la funcionalidad principal de la plataforma.

7. Compartir Datos con Terceros

No vendemos tus datos. Solo compartimos información con las siguientes categorías de proveedores, y únicamente según sea necesario para operar el servicio:

  • Proveedores de procesamiento de IA (véase la sección 4) – bajo términos que prohíben el uso de datos para entrenamiento.
  • Infraestructura en la nube – almacenamiento cifrado y servicios de cómputo.
  • Procesador de pagos (Polar) – para el procesamiento seguro de transacciones.
  • Proveedor de servicio de correo – para correos transaccionales y de soporte.

Podemos divulgar información si así lo requiere la ley, una orden judicial, o para proteger los derechos y la seguridad de nuestros usuarios.

8. Retención de Datos

  • Datos de cuenta – conservados mientras tu cuenta esté activa y hasta 90 días después de su eliminación.
  • Fotos subidas que no se guardan como caso – procesadas de forma temporal y eliminadas de nuestros servidores en un plazo de 24 horas desde la sesión.
  • Casos guardados e imágenes asociadas – conservados hasta que los elimines o cierres tu cuenta (o tu organización los elimine).
  • Registros de pago – conservados por 7 años para cumplimiento fiscal y legal.

9. Seguridad de Datos

  • Todos los datos se transmiten utilizando cifrado TLS 1.2+.
  • Los datos en reposo se cifran con AES-256.
  • El acceso a los sistemas de producción está restringido al personal autorizado.
  • Realizamos revisiones de seguridad y evaluaciones de vulnerabilidades de forma periódica.

10. Tus Derechos (CCPA y Leyes de Privacidad de EE. UU.)

Si eres residente de California, tienes derechos bajo la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA):

  • Derecho a Saber – solicitar una copia de la información personal que tenemos sobre ti.
  • Derecho a Eliminar – solicitar la eliminación de tu información personal.
  • Derecho a Optar por No Participar – no vendemos información personal, por lo que no hay nada en qué optar por no participar.
  • Derecho a la No Discriminación – ejercer tus derechos no afectará tu acceso a nuestro servicio.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíanos un correo a [email protected]. Responderemos en un plazo de 45 días.

11. Privacidad de Menores

SmilePro es una herramienta profesional para odontólogos con licencia y no está dirigida a personas menores de 18 años. No recopilamos conscientemente información personal de menores. Los clientes deben tener una base legal antes de subir cualquier imagen de un menor.

12. Cambios a Esta Política

Podemos actualizar esta política periódicamente. Cuando realicemos cambios importantes, te notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en la plataforma con al menos 30 días de anticipación antes de que el cambio entre en vigor.

13. Contacto

Para cualquier pregunta, solicitud o inquietud relacionada con la privacidad:

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