Guide Guía
Billing
Facturación
Everything the clinic buys in one place — what each item costs, how the payment works and where every transaction is recorded.
Todo lo que compra la clínica en un solo sitio: cuánto cuesta cada cosa, cómo se paga y dónde queda registrada cada transacción.
Open this screen → Abrir esta pantalla →What you can buy Qué puedes comprar
Billing opens with a menu of everything the clinic can buy, grouped by how it is charged. Under each item you see what the clinic already has, so you know what is running low before you buy.
Facturación se abre con un menú de todo lo que la clínica puede comprar, agrupado por forma de cobro. Debajo de cada producto ves lo que la clínica ya tiene, así sabes qué se está acabando antes de comprar.
- One-time purchases — AI images and appointment emails: you pay once and the balance is added.
- Compras únicas: imágenes IA y correos de cita. Pagas una vez y el saldo se suma.
- Monthly subscriptions — secure storage and doctor users: charged every month until you cancel.
- Suscripciones mensuales: almacenamiento seguro y usuarios doctores. Se cobran cada mes hasta que las canceles.
- Activity — the payment history of the clinic.
- Actividad: el historial de pagos de la clínica.
- One-time purchases Compras únicas
- You pay once and the balance is added. Nothing renews by itself. Pagas una vez y el saldo se suma. Nada se renueva solo.
- Monthly subscriptions Suscripciones mensuales
- Charged every month on the same day until you cancel. Se cobran cada mes el mismo día hasta que las canceles.
- Line under each product Línea bajo cada producto
- What the clinic already has: credits left, storage in use, doctor users occupied. Lo que la clínica ya tiene: créditos restantes, almacenamiento en uso, usuarios doctores ocupados.
- On a phone En el teléfono
- The menu is a screen of its own; “‹ Billing” takes you back to it. El menú es una pantalla propia; «‹ Facturación» te regresa a él.
Links from other screens open the right section directly: running out of images takes you to AI images, and “Buy storage” in a patient’s files to Secure storage.
Los enlaces de otras pantallas abren directamente la sección correcta: quedarte sin imágenes te lleva a Imágenes IA, y «Comprar almacenamiento» en los archivos de un paciente a Almacenamiento seguro.
How to pay Cómo se paga
Every purchase follows the same three steps. The amount you will be charged is always written on the button before you press it.
Todas las compras siguen los mismos tres pasos. El monto que se cobrará está siempre escrito en el botón antes de presionarlo.
- Choose the product and the quantity, then press Buy Now.
- Elige el producto y la cantidad y presiona Comprar Ahora.
- Pay on the secure checkout page with a credit or debit card. SmilePro never sees or stores your card details.
- Paga en la página de pago seguro con tarjeta de crédito o débito. SmilePro nunca ve ni guarda los datos de tu tarjeta.
- You come back to SmilePro automatically. A confirmation appears and the balance updates as soon as the payment clears — usually within seconds.
- Vuelves a SmilePro automáticamente. Aparece una confirmación y el saldo se actualiza en cuanto se acredita el pago, normalmente en segundos.
- 1 · Buy Now 1 · Comprar Ahora
- The button shows the exact amount you will be charged. El botón muestra el monto exacto que se cobrará.
- 2 · Secure checkout 2 · Pago seguro
- Card details are entered on the payment processor’s page, never in SmilePro. Los datos de la tarjeta se ingresan en la página del procesador de pagos, nunca en SmilePro.
- 3 · Back in SmilePro 3 · De vuelta en SmilePro
- A confirmation appears and the balance updates as soon as the payment clears. Aparece una confirmación y el saldo se actualiza en cuanto se acredita el pago.
If you close the payment page before paying, nothing is charged. The attempt appears in Payment history as “Payment pending” and can simply be ignored.
Si cierras la página de pago antes de pagar, no se cobra nada. El intento aparece en Historial de pagos como «Pago pendiente» y puedes ignorarlo.
AI images Imágenes IA
One credit generates one AI smile design. The whole clinic spends from the same balance, and credits are valid for 12 months from the purchase.
Un crédito genera un diseño de sonrisa con IA. Toda la clínica gasta del mismo saldo y los créditos valen 12 meses desde la compra.
- Starter — 30 images for $10.00 ($0.33 per image).
- Starter: 30 imágenes por $10.00 ($0.33 por imagen).
- Professional — 70 images for $20.00 ($0.29 per image).
- Professional: 70 imágenes por $20.00 ($0.29 por imagen).
- Business — 100 images for $30.00 ($0.30 per image).
- Business: 100 imágenes por $30.00 ($0.30 por imagen).
- Credit Crédito
- 1 credit = 1 AI smile design. The whole clinic spends from the same balance. 1 crédito = 1 diseño de sonrisa con IA. Toda la clínica gasta del mismo saldo.
- Validity Vigencia
- Image credits are valid for 12 months from the purchase. Los créditos de imagen valen 12 meses desde la compra.
- Coupon Cupón
- A coupon code is redeemed below the packs. Un código de cupón se canjea debajo de los paquetes.
Every image spent is listed in Settings → AI image credits, with who generated it and for which patient.
Cada imagen consumida queda listada en Configuración → Créditos de imágenes IA, con quién la generó y para qué paciente.
Appointment emails Correos de citas
Each appointment email sent to a patient or a professional spends one credit. Emails are bought in blocks of 1,000 for $2.99, with no monthly fee, and they never expire. Every clinic starts with 50 free.
Cada correo de cita enviado a un paciente o a un profesional gasta un crédito. Los correos se compran en bloques de 1.000 por $2.99, sin mensualidad, y no caducan. Cada clínica empieza con 50 gratis.
Pick how many blocks you want: the total is blocks × $2.99. For example, 2 blocks give 2,000 emails for $5.98.
Elige cuántos bloques quieres: el total es bloques × $2.99. Por ejemplo, 2 bloques dan 2.000 correos por $5.98.
- Block Bloque
- 1,000 emails for $2.99. Up to 200 blocks per order. 1.000 correos por $2.99. Hasta 200 bloques por orden.
- Credit Crédito
- Each appointment email to a patient or professional spends one. They never expire. Cada correo de cita a un paciente o profesional gasta uno. No caducan.
Storage and doctor users (monthly) Almacenamiento y usuarios doctores (mensual)
Storage and doctor users are subscriptions: they are charged on the same day every month until you cancel. The first charge happens when you buy.
El almacenamiento y los usuarios doctores son suscripciones: se cobran el mismo día cada mes hasta que las canceles. El primer cobro ocurre al comprar.
Secure storage: every clinic has 500 MB free. Each extra block adds 50 GB for $9.99 a month. Cancelling never deletes files; you just cannot upload past the free space.
Almacenamiento seguro: cada clínica tiene 500 MB gratis. Cada bloque extra suma 50 GB por $9.99 al mes. Cancelar nunca borra archivos; solo no podrás subir más allá del espacio gratis.
- Included Incluido
- Every clinic has 500 MB free. Cada clínica tiene 500 MB gratis.
- Block Bloque
- 50 GB for $9.99 a month. The monthly total is blocks × price. 50 GB por $9.99 al mes. El total mensual es bloques × precio.
- Cancel Cancelar
- Files are never deleted; you just cannot upload past the free space. Los archivos nunca se borran; solo no puedes subir más allá del espacio gratis.
Doctor users Usuarios doctores
Only doctor users are billed. The Free plan includes one doctor user (the owner). On Plus that same user moves to a monthly charge and every additional doctor is billed too: each doctor user costs $9.99 a month, the first one included. The counter shows every billed doctor user: 3 doctor users cost $29.97 a month. Administrators and assistants are always free.
Solo se cobran los usuarios doctores. El plan Gratis incluye un usuario doctor (el propietario). En Plus ese mismo usuario pasa a cobro mensual y cada doctor adicional también se cobra: cada usuario doctor cuesta $9.99 al mes, el primero incluido. El contador muestra todos los usuarios doctores cobrados: 3 usuarios doctores cuestan $29.97 al mes. Administradores y asistentes son siempre gratis.
- Adding a doctor user mid-month: you pay now only for the days left in the cycle (proration). From the next renewal the full price applies.
- Añadir un usuario doctor a mitad de mes: pagas ahora solo los días que quedan del ciclo (prorrateo). Desde la próxima renovación se cobra el precio completo.
- Removing a doctor user: you choose who leaves. The current amount is kept until the renewal, then the lower one applies, and that doctor keeps working until then. After that date they lose access, stop appearing in the calendar and online booking, and their upcoming appointments are marked for reassignment; patient reminders keep going out. The days left are not refunded.
- Quitar un usuario doctor: tú eliges quién sale. Se mantiene el monto actual hasta la renovación y luego se aplica el menor, y ese doctor sigue trabajando hasta entonces. Después pierde el acceso, deja de aparecer en el calendario y en la reserva en línea, y sus próximas citas quedan marcadas para reasignar; los recordatorios a los pacientes siguen saliendo. Los días restantes no se reembolsan.
- Who gets each doctor user is decided in Settings → Professionals.
- A quién se asigna cada usuario doctor se decide en Configuración → Profesionales.
- Free user Usuario gratis
- The Free plan includes 1 doctor user. On Plus that same user moves to monthly billing and every additional doctor is billed too. Administrators and assistants are always free. El plan Gratis incluye 1 usuario doctor. En Plus ese mismo usuario pasa a cobro mensual y cada doctor adicional también se cobra. Administradores y asistentes son siempre gratis.
- Paid doctor users Usuarios doctores de pago
- $9.99 each, per month. The stepper counts only paid doctor users. $9.99 cada uno, al mes. El contador solo cuenta usuarios doctores de pago.
- Adding mid-month Añadir a mitad de mes
- You pay now only for the days left in the cycle (proration); the full price starts at the next renewal. Pagas ahora solo los días que quedan del ciclo (prorrateo); el precio completo empieza en la próxima renovación.
- Removing Quitar
- The current amount is kept until the renewal, then the lower one applies. Nothing is refunded for the days left. Se mantiene el monto actual hasta la renovación y luego se aplica el menor. No se reembolsan los días restantes.
Payment history Historial de pagos
Payment history lists every transaction of your clinic — and only your clinic — newest first, 10 per page: purchases, monthly renewals, prorations, refunds, subscription cancellations, coupons, and payments that are still pending or failed.
Historial de pagos lista todas las transacciones de tu clínica, y solo de tu clínica, de la más reciente a la más antigua, 10 por página: compras, renovaciones mensuales, prorrateos, reembolsos, cancelaciones de suscripción, cupones y pagos pendientes o fallidos.
The consumption of each email or image does not appear here; it has its own audit in Settings → Emails and Settings → AI image credits.
El consumo de cada correo o imagen no aparece aquí; tiene su propia auditoría en Configuración → Correos y Configuración → Créditos de imágenes IA.
- What appears Qué aparece
- Every transaction of this clinic: purchases, renewals, prorations, refunds, cancellations, coupons, and payments still pending or failed. Todas las transacciones de esta clínica: compras, renovaciones, prorrateos, reembolsos, cancelaciones, cupones y pagos pendientes o fallidos.
- What does not Qué no aparece
- Each email sent or image generated. That consumption has its own audit in Settings → Emails and Settings → AI image credits. Cada correo enviado o imagen generada. Ese consumo tiene su propia auditoría en Configuración → Correos y Configuración → Créditos de imágenes IA.
- View audit Ver auditoría
- Who paid, when, and the next charge of a subscription. Quién pagó, cuándo y el próximo cobro de una suscripción.
Who can open Billing Quién puede abrir Facturación
Billing is for the owner and administrators. The link does not appear in the sidebar for doctors or assistants, and opening the address directly sends them to the first screen their permissions allow.
Facturación es del propietario y los administradores. El enlace no aparece en el menú de doctores ni asistentes, y abrir la dirección directamente los lleva a la primera pantalla que sus permisos permiten.
- Doctor users are bought here or in Settings → Professionals; who gets them is decided in Professionals.
- Los usuarios doctores se compran aquí o en Configuración → Profesionales; a quién se asignan se decide en Profesionales.
- When the clinic runs out of image credits, only administrators are taken here after signing in.
- Cuando la clínica se queda sin créditos de imagen, solo los administradores llegan aquí al iniciar sesión.