Before your first expense Antes del primer gasto

Expenses is a Plus feature: it unlocks once the clinic has at least one paid doctor user. It reads two catalogs: Expense categories and VAT. Every clinic starts with fifteen categories (rent, water, electricity, internet, phone, salaries, dental supplies, dental laboratory, advertising, software, equipment, maintenance, cleaning, taxes and other) and two rates, VAT 0% and VAT 15%. They are yours to rename, extend or switch off.

Gastos es una función de Plus: se activa cuando la clínica tiene al menos un usuario doctor de pago. Lee dos catálogos: Categorías de gastos e IVA. Toda clínica empieza con quince categorías (arriendo, agua, electricidad, internet, telefonía, sueldos, insumos odontológicos, laboratorio dental, publicidad, software, equipamiento, mantenimiento, limpieza, impuestos y otros) y dos tasas, IVA 0 % e IVA 15 %. Son tuyas para renombrarlas, ampliarlas o desactivarlas.

1. Open Management → Catalogs.
2. Abre Administración → Catálogos.
3. Review the Expense categories tab and add the ones your clinic uses (e.g. Marketing).
4. Revisa la pestaña Categorías de gastos y agrega las que usa tu clínica (p. ej. Marketing).
5. Review the VAT tab: the rates there are the only ones the expense form offers.
6. Revisa la pestaña IVA: las tasas de ahí son las únicas que ofrece el formulario de gastos.

Record an expense, step by step Registrar un gasto, paso a paso

The main flow is Expenses → New expense → Save. Only the date, category, description, amount, VAT rate and payment method are required.

El flujo principal es Gastos → Nuevo gasto → Guardar. Solo son obligatorios la fecha, la categoría, la descripción, el valor, la tasa de IVA y el método de pago.

1. Open Management → Expenses and press New expense.
2. Abre Administración → Gastos y pulsa Nuevo gasto.
3. Choose the date and the category (e.g. Rent).
4. Elige la fecha y la categoría (p. ej. Arriendo).
5. Write a description (e.g. “Office rent October”). Supplier and document / invoice number are optional.
6. Escribe una descripción (p. ej. «Arriendo consultorio octubre»). Proveedor y documento / factura son opcionales.
7. Type the amount and choose the VAT rate.
8. Escribe el valor y elige la tasa de IVA.
9. Tick or untick “The amount entered includes VAT” — see the next section.
10. Marca o desmarca «El valor ingresado incluye IVA»; mira la siguiente sección.
11. Check the Result box: subtotal, VAT and total.
12. Revisa el recuadro Resultado: subtotal, IVA y total.
13. Choose the payment method, add notes and, if you have it, attach the receipt (image, PDF, Word or Excel).
14. Elige el método de pago, agrega observaciones y, si lo tienes, adjunta el comprobante (imagen, PDF, Word o Excel).
15. Press Save expense. It gets a number (EXP-000123) and appears in the list and the totals.
16. Pulsa Guardar gasto. Recibe un número (EXP-000123) y aparece en el listado y en los totales.

Does the amount include VAT? ¿El valor incluye IVA?

This is the one choice that changes the figures, so the form says it in colour: blue when VAT is included in the amount, amber when VAT is added on top.

Es la única elección que cambia las cifras, por eso el formulario la indica con color: azul cuando el IVA está incluido en el valor, ámbar cuando el IVA se suma encima.

• Includes VAT (the total you paid): $115 at 15% → subtotal $100, VAT $15, total $115. $1,000 at 15% → subtotal $869.57, VAT $130.43, total $1,000.
• Incluye IVA (el total que pagaste): $115 al 15 % → subtotal $100, IVA $15, total $115. $1.000 al 15 % → subtotal $869,57, IVA $130,43, total $1.000.
• Does not include VAT (the amount before tax): $115 at 15% → subtotal $115, VAT $17.25, total $132.25.
• No incluye IVA (el valor antes de impuestos): $115 al 15 % → subtotal $115, IVA $17,25, total $132,25.
• VAT 0%: the amount stays the same — subtotal and total are equal, VAT is $0.
• IVA 0 %: el valor no cambia; subtotal y total son iguales y el IVA es $0.

The period summary and expenses by category Resumen del período y gastos por categoría

At the top of Expenses, choose This month, Last month, Quarter, Year or a custom range. The cards show the total expenses, subtotal, VAT and number of expenses for that span; Expenses by category lists how much went to each one, with a bar showing its share.

Arriba en Gastos elige Este mes, Mes anterior, Trimestre, Año o un rango personalizado. Las tarjetas muestran el total de gastos, el subtotal, el IVA y el número de gastos de ese período; Gastos por categoría lista cuánto se fue a cada una, con una barra que muestra su proporción.

• Filter the list by category, payment method, supplier and status (active, voided, all).
• Filtra el listado por categoría, método de pago, proveedor y estado (activos, anulados, todos).
• Search by description, supplier, document number or expense number.
• Busca por descripción, proveedor, número de documento o número de gasto.
• Export Excel downloads exactly what the filters show, with a totals row.
• Exportar Excel descarga exactamente lo que muestran los filtros, con una fila de totales.
• Voided expenses never count in the cards or by category.
• Los gastos anulados nunca cuentan en las tarjetas ni por categoría.

Open, edit or void an expense Abrir, editar o anular un gasto

Click any row to open the expense: date, category, description, supplier, document, subtotal, VAT, total, payment method, who recorded it and when, the receipt and the full history of changes. Download its PDF voucher from there.

Haz clic en cualquier fila para abrir el gasto: fecha, categoría, descripción, proveedor, documento, subtotal, IVA, total, método de pago, quién lo registró y cuándo, el comprobante y el historial completo de cambios. Desde ahí descargas su comprobante en PDF.

1. To correct it, press Edit, change what you need and save. Subtotal, VAT and total are recomputed.
2. Para corregirlo, pulsa Editar, cambia lo necesario y guarda. Subtotal, IVA y total se recalculan.
3. To cancel it, press Void, write the reason and confirm.
4. Para cancelarlo, pulsa Anular, escribe el motivo y confirma.

• A voided expense is never deleted: it stays in the history with who voided it, when and why, and leaves every total.
• Un gasto anulado nunca se borra: queda en el historial con quién lo anuló, cuándo y por qué, y sale de todos los totales.
• A voided expense can no longer be edited.
• Un gasto anulado ya no se puede editar.
• An expense keeps the VAT rate it was recorded with: if the rate changes later in Catalogs, old expenses still show the original percentage.
• Un gasto conserva la tasa de IVA con la que se registró: si la tasa cambia luego en Catálogos, los gastos anteriores siguen mostrando el porcentaje original.

Inventory purchases as expenses Compras de inventario como gasto

When you register an inventory entry, tick “Record this entry as an expense” to book its cost in Expenses in the same step. The amount is each line’s quantity × unit cost.

Al registrar un ingreso de inventario, marca «Registrar este ingreso como gasto» para anotar su costo en Gastos en el mismo paso. El valor es la cantidad × costo unitario de cada línea.

1. In Inventory, press Register entry and add the products with their unit cost.
2. En Inventario, pulsa Registrar ingreso y agrega los productos con su costo unitario.
3. Tick “Record this entry as an expense”.
4. Marca «Registrar este ingreso como gasto».
5. Choose the expense category (e.g. Dental supplies), the VAT rate and whether the unit costs include VAT.
6. Elige la categoría del gasto (p. ej. Insumos odontológicos), la tasa de IVA y si los costos unitarios incluyen IVA.
7. Add the supplier, the invoice number and the payment method, then save.
8. Agrega el proveedor, el número de factura y el método de pago, y guarda.

Who can do what Quién puede hacer qué

Expenses is granted per seat in Settings → Staff, under the Management menu, and is off by default for doctors and assistants. Two extra switches hand out recording and voiding.

Gastos se concede por usuario en Configuración → Personal, dentro del menú Administración, y viene desactivado para doctores y asistentes. Dos interruptores adicionales conceden registrar y anular.

• View expenses: administrators and seats granted Expenses.
• Consultar gastos: administradores y usuarios con Gastos concedido.
• Record and edit: administrators and seats with “Can record and edit expenses”.
• Registrar y editar: administradores y usuarios con «Puede registrar y editar gastos».
• Void: administrators and seats with “Can void expenses”.
• Anular: administradores y usuarios con «Puede anular gastos».
• Manage categories and VAT rates: administrators and seats granted Catalogs.
• Administrar categorías y tasas de IVA: administradores y usuarios con Catálogos concedido.