Guide Guía

Budgets and payments

Presupuestos y pagos

Itemised treatment proposals with the clinic’s brand, and how to collect them: full payment or instalments, with a receipt for every charge.

Propuestas de tratamiento desglosadas con la marca de la clínica, y cómo cobrarlas: pago total o en cuotas, con un comprobante por cada cobro.

Open this screen → Abrir esta pantalla →

A budget is quoted first and charged afterwards. Once charging starts, the quote is frozen. Un presupuesto primero se cotiza y después se cobra. En cuanto empieza el cobro, la cotización queda congelada.

The list of budgets La lista de presupuestos

Each card shows the patient, budget number, ID, date, number of treatments, total and billing status. Search by patient or by number, and filter by billing status to see what is still to collect.

Cada tarjeta muestra el paciente, el número de presupuesto, la identificación, la fecha, el número de tratamientos, el total y el estado de facturación. Busca por paciente o por número, y filtra por estado de facturación para ver lo que falta cobrar.

How it looks in SmilePro · sample data Así se ve en SmilePro · datos de ejemplo

Budgets Presupuestos

18 budgets generated 18 presupuestos generados

New Budget Nuevo Presupuesto

Patient name or ID Nombre o identificación del paciente Budget number Número de presupuesto Billing status: All Estado de facturación: Todos

Partial payment Pago parcial $1,000.00

Sofía Vega P-000231 0934567812 23/09/2026 3 treatments 3 tratamientos

View → Ver →

Pending Pendiente $220.00

Juan Pérez P-000230 1723456789 23/09/2026 2 treatments 2 tratamientos

View → Ver →

Paid in full Pago total $480.00

María López P-000229 0912345678 23/09/2026 1 treatment 1 tratamiento

View → Ver →

Billing status Estado de facturación: Pending (nothing charged), Partial payment (something charged, balance left) or Paid in full. Filter the list by it. Pendiente (nada cobrado), Pago parcial (algo cobrado, queda saldo) o Pago total. Filtra la lista por ese estado.
Pencil — Edit Lápiz — Editar: Changes lines and prices. It disappears once a payment plan is chosen or anything is charged. Cambia líneas y precios. Desaparece en cuanto se elige una forma de pago o se cobra algo.
Copy Copiar: A new budget with the same lines, for a similar case or to re-quote a frozen one. Un presupuesto nuevo con las mismas líneas, para un caso parecido o para volver a cotizar uno congelado.
Download · Archive Descargar · Archivar: The PDF with the clinic’s brand. Archiving hides it from the list without deleting anything; Restore brings it back. El PDF con la marca de la clínica. Archivar lo oculta de la lista sin borrar nada; Restaurar lo devuelve.

Three ways to create one Tres formas de crearlo

All three end in the same kind of budget, listed here and in the patient’s file.

Las tres terminan en el mismo tipo de presupuesto, que aparece aquí y en la ficha del paciente.

New Budget on this page: a quick budget with no simulation or clinical history. Assign a patient and add procedures.
Nuevo Presupuesto en esta página: un presupuesto rápido sin simulación ni historia clínica. Asigna un paciente y agrega procedimientos.
From a simulation (Simulations → a design → New budget): the before/after photo goes into the PDF.
Desde una simulación (Simulaciones → un diseño → Nuevo presupuesto): la foto del antes/después va al PDF.
From the odontogram of a visit: the priced procedures not yet done become the lines. See the Odontogram guide.
Desde el odontograma de una visita: los procedimientos con precio aún no realizados se vuelven las líneas. Mira la guía de Odontograma.

Filling in the budget Llenar el presupuesto

In the example, 4 veneers at $250, a whitening at $200 and a cleaning at $100 with 50% off give $1,300.00 − $50.00 = $1,250.00. The patient’s insurance gives 20%, which is offered and, once applied, deducts $250.00: total $1,000.00.

En el ejemplo, 4 carillas a $250, un blanqueamiento a $200 y una profilaxis a $100 con 50% de descuento dan $1.300,00 − $50,00 = $1.250,00. El seguro del paciente da 20%, que se ofrece y, al aplicarlo, descuenta $250,00: total $1.000,00.

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This patient has an insurance with a discount Este paciente tiene un seguro con descuento Seguros XYZ gives a 20% discount. Apply it to this budget? It would deduct $250.00 Seguros XYZ otorga un 20% de descuento. ¿Aplicarlo a este presupuesto? Descontaría $250.00 Apply insurance discount Aplicar descuento del seguroNot now Ahora no

Insurance discount applied — 20% Descuento del seguro aplicado — 20% Remove discount Quitar descuento

Procedures Procedimientos Add manually Agregar manualmenteAdd Procedure Agregar Procedimiento

Procedure ProcedimientoQty Cant.Price PrecioDiscount Descuento

Carilla de porcelana 4 250.00 —

Piezas 12, 11, 21, 22 · 2 sesiones

Blanqueamiento 1 200.00 —

Profilaxis 1 100.00 50 %

Promoción de septiembre

Subtotal Subtotal$1,300.00 Total discount Desc. Total−$50.00 Insurance discount — 20% Descuento del seguro — 20%−$250.00 Total Total$1,000.00

Generate PDF Budget Generar Presupuesto PDF

Add procedure Agregar procedimiento: From the clinic catalogue (Settings → Procedures) with its price, or “Add manually” for a one-off line. Desde el catálogo de la clínica (Configuración → Procedimientos) con su precio, o «Agregar manualmente» para una línea única.
Qty · Discount Cant. · Descuento: Quantity per line and a discount per line, as an amount or a percentage. Cantidad por línea y un descuento por línea, en monto o en porcentaje.
Notes Notas: Printed on the PDF under the line — tooth, sessions, materials. Se imprimen en el PDF bajo la línea: pieza, sesiones, materiales.
Insurance discount Descuento del seguro: Offered when the patient has an insurance with a discount — never applied on its own. You can remove it before saving. Se ofrece cuando el paciente tiene un seguro con descuento; nunca se aplica solo. Puedes quitarlo antes de guardar.

The insurance discount is calculated after the line discounts, and it is never applied without you pressing Apply.

El descuento del seguro se calcula después de los descuentos por línea, y nunca se aplica sin que pulses Aplicar.

Payments: what to know first Pagos: lo que hay que saber primero

Open a budget (View) and the Payment panel is at the bottom. SmilePro does not take the patient’s card: it records money the clinic already received — cash, transfer or card at the desk — and issues a numbered receipt for each charge.

Abre un presupuesto (Ver) y el panel Pago está al final. SmilePro no cobra con la tarjeta del paciente: registra dinero que la clínica ya recibió —efectivo, transferencia o tarjeta en recepción— y emite un comprobante numerado por cada cobro.

Pending: nothing charged yet. Partial payment: something charged, there is a balance. Paid in full: balance zero.
Pendiente: aún no se cobra nada. Pago parcial: se cobró algo y queda saldo. Pago total: saldo cero.
There are two ways to pay a plan: Full payment (one receipt for the whole balance) or Instalments (2 to 24).
Hay dos formas de pagar un plan: Pago total (un comprobante por todo el saldo) o Pago en cuotas (de 2 a 24).
The way of paying is chosen once. After the first charge or after saving instalments it cannot be switched.
La forma de pago se elige una sola vez. Tras el primer cobro o tras guardar las cuotas ya no se puede cambiar.
From that moment the budget is frozen: the Edit pencil disappears. To quote something different, use Copy and charge the new one.
Desde ese momento el presupuesto queda congelado: desaparece el lápiz de Editar. Para cotizar algo distinto, usa Copiar y cobra el nuevo.

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Payment Pago

Paid: $0.00 · Balance: $1,000.00 Pagado: $0.00 · Saldo: $1,000.00

Pending Pendiente

How will this plan be paid? ¿Cómo se pagará este plan? Each charge creates a payment receipt: for the full balance or for each instalment. Cada cobro genera un comprobante de pago: por el saldo total o por cada cuota.

Full payment Pago totalCharge the remaining balance in a single receipt. Cobra el saldo restante en un solo comprobante. Instalments Pago en cuotasSplit the plan into instalments. Each can be charged in full or just a fraction. Divide el plan en cuotas. Cada cuota se puede cobrar completa o solo una fracción.

Paid · Balance Pagado · Saldo: What has been collected and what is still owed on this budget. Lo cobrado y lo que aún se debe de este presupuesto.
Choose once Se elige una vez: Full payment is fixed when you charge it; instalments when you save the schedule. From then on the plan cannot be switched and the budget can no longer be edited. El pago total queda fijo al cobrarlo; las cuotas, al guardar el calendario. Desde ese momento la forma de pago no se cambia y el presupuesto ya no se puede editar.

Full payment Pago total

Full payment charges the whole balance in one go — $1,000.00 in the example. There is no field to type a smaller amount: if the patient pays part now and part later, use Instalments.

El pago total cobra todo el saldo de una sola vez: $1.000,00 en el ejemplo. No hay un campo para escribir un monto menor: si el paciente paga una parte ahora y otra después, usa cuotas.

Choose Full payment.
Elige Pago total.
Check the Amount to charge.
Revisa el Monto a cobrar.
Press Generate receipt and charge. The budget becomes Paid in full and the receipt appears under Payment receipts.
Pulsa Generar comprobante y cobrar. El presupuesto pasa a Pago total y el comprobante aparece en Comprobantes de pago.

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Amount to charge Monto a cobrar: Always the whole balance. Full payment has no partial amounts — for that, choose instalments. Siempre el saldo completo. El pago total no admite montos parciales; para eso elige cuotas.
Generate receipt and charge Generar comprobante y cobrar: Records the payment and creates a numbered receipt. It does not process a card: it records money the clinic already received. Registra el pago y crea un comprobante numerado. No procesa una tarjeta: registra dinero que la clínica ya recibió.

Instalments, step by step Pago en cuotas, paso a paso

Instalments are set up once and then charged one by one. Setting them up does not charge anything.

Las cuotas se configuran una vez y luego se cobran una por una. Configurarlas no cobra nada.

Choose Instalments and type how many (2 to 24).
Elige Pago en cuotas y escribe cuántas (de 2 a 24).
Check the schedule: $1,000.00 in 3 is $333.33 + $333.33 + $333.34 — the extra cent goes on the last one.
Revisa el calendario: $1.000,00 en 3 es $333,33 + $333,33 + $333,34; el centavo sobrante va en la última.
Press Save instalment plan. From now on the plan is fixed.
Pulsa Guardar plan de cuotas. Desde ahora el plan queda fijo.

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Number of instalments Número de cuotas: Between 2 and 24, equal. Leftover cents go on the last one so the schedule adds up exactly. Entre 2 y 24, iguales. Los centavos que sobran van a la última para que el calendario sume exacto.
Save instalment plan Guardar plan de cuotas: Fixes the schedule. It cannot be changed afterwards, and nothing is charged yet. Fija el calendario. No se puede cambiar después, y todavía no se cobra nada.

Charging instalments Cobrar las cuotas

Each instalment shows its amount, what was paid and its balance, and has two buttons. In the example the patient paid instalment 1 in full on 23/09 and $100.00 of instalment 2 on 28/09; the budget shows Paid $433.33 · Balance $566.67 and stays in Partial payment.

Cada cuota muestra su valor, lo pagado y su saldo, y tiene dos botones. En el ejemplo el paciente pagó la cuota 1 completa el 23/09 y $100,00 de la cuota 2 el 28/09; el presupuesto muestra Pagado $433,33 · Saldo $566,67 y sigue en Pago parcial.

Charge full instalment collects exactly what that instalment still owes.
Cobrar cuota completa cobra exactamente lo que esa cuota aún debe.
Charge a fraction lets you type an amount up to that instalment’s balance. A larger amount is rejected — it never spills into the next instalment.
Cobrar una fracción deja escribir un monto hasta el saldo de esa cuota. Un monto mayor se rechaza: nunca pasa a la cuota siguiente.
If the patient brings more than one instalment, charge them one after another: one receipt each.
Si el paciente trae más de una cuota, cóbralas una tras otra: un comprobante por cada una.
When every instalment is at zero, the budget becomes Paid in full.
Cuando todas las cuotas quedan en cero, el presupuesto pasa a Pago total.

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Payment Pago

Paid: $433.33 · Balance: $566.67 Pagado: $433.33 · Saldo: $566.67

Partial payment Pago parcial

Instalment schedule Calendario de cuotas

Instalment 1 Cuota 1 Amount: $333.33 · Paid: $333.33 · Balance: $0.00 Valor: $333.33 · Pagado: $333.33 · Saldo: $0.00

Instalment 2 Cuota 2 Amount: $333.33 · Paid: $100.00 · Balance: $233.33 Valor: $333.33 · Pagado: $100.00 · Saldo: $233.33

Amount to charge Monto a cobrar133.33Up to this instalment’s balance. Hasta el saldo pendiente de esta cuota. Generate receipt and charge Generar comprobante y cobrarCancel Cancelar

Instalment 3 Cuota 3 Amount: $333.34 · Paid: $0.00 · Balance: $333.34 Valor: $333.34 · Pagado: $0.00 · Saldo: $333.34

Charge full instalment Cobrar cuota completaCharge a fraction Cobrar una fracción

Payment receipts Comprobantes de pago

$100.00 · Instalment 2 Cuota 2 CP-000412 · 28/09/2026

$333.33 · Instalment 1 Cuota 1 CP-000398 · 23/09/2026

Charge full instalment Cobrar cuota completa: Collects what that instalment still owes. Cobra lo que esa cuota aún debe.
Charge a fraction Cobrar una fracción: Collects part of one instalment — never more than its balance. The rest stays on the same instalment. Cobra una parte de una cuota, nunca más que su saldo. El resto queda en la misma cuota.
Any order En cualquier orden: Instalments are not locked to a sequence: charge the one the patient is paying. Las cuotas no van obligadas en orden: cobra la que el paciente esté pagando.
Payment receipts Comprobantes de pago: One per charge, with its reference and date. Download it to hand to the patient. Uno por cobro, con su referencia y fecha. Descárgalo para entregarlo al paciente.

The patient’s file has an Account statement with every budget, what was paid and what is owed — useful when they ask “how much do I still owe?”.

La ficha del paciente tiene un Estado de cuenta con cada presupuesto, lo pagado y lo que se debe: útil cuando pregunta «¿cuánto me falta?».

Common confusions Confusiones frecuentes

These are the questions the team asks most in the first weeks.

Estas son las preguntas que más hace el equipo en las primeras semanas.

“I cannot edit the budget.” It already has a payment plan or a charge. Copy it, adjust the copy and charge that one.
«No puedo editar el presupuesto.» Ya tiene una forma de pago o un cobro. Cópialo, ajusta la copia y cobra esa.
“I chose Full payment but the patient only brought half.” Until you press Generate receipt and charge nothing is fixed: press Cancel and choose Instalments.
«Elegí Pago total pero el paciente trajo solo la mitad.» Mientras no pulses Generar comprobante y cobrar no se fija nada: pulsa Cancelar y elige cuotas.
“The fraction does not go through.” The amount is larger than that instalment’s balance; charge the rest on the next instalment.
«La fracción no pasa.» El monto es mayor que el saldo de esa cuota; cobra el resto en la cuota siguiente.
“Did SmilePro charge the card?” No. It records a payment you already received and gives you the receipt.
«¿SmilePro cobró la tarjeta?» No. Registra un pago que ya recibiste y te da el comprobante.
Archiving a budget hides it from the list but keeps its payments and receipts; Restore brings it back.
Archivar un presupuesto lo oculta de la lista pero conserva sus pagos y comprobantes; Restaurar lo devuelve.